Vevőként utáljuk, hogy nem érünk célt egy cég ügyfélszolgálatán, mert mondjuk nem veszik fel a telefont, nem jó helyre kapcsolnak, vagy állandóan foglaltat jelez a rendszer. Ugyanennyire kellemetlen ezt megélni cégként is, hogy potenciális ügyfelek úsznak el a rossz rendszerünk miatt. A hosszú hétvégéken és munkaszüneti napokon is telefonálnak emberek, ne hagyjuk, hogy elvesszenek az éterben.
Az ügyfélszolgálat egyébként is sarkalatos pontja a vállalkozásoknak, hiszen szeretnénk, hogy minden betelefonáló elérjen minket, ne vesszenek el a hívások foglalt jelzés esetén sem, mindenki azzal az illetékessel beszélhessen, aki tud segíteni neki, egyszerűen eljuthasson a betelefonáló a legmegfelelőbb személyhez, illetve legyen stratégiánk a munkaidőn kívül vagy ünnepnapokon és hétvégén érkező hívások kezelésére is.
Az IVR a legprofibb ügyfélszolgálati munkatárs
Az IVR, vagyis az Interaktív válaszadó rendszer (Interactive Voice Response) az egyik legnépszerűbb megoldás ott, ahol ügyfélszolgálatra van szükség. Ügyfél oldalról bizonyára ismerősek azok a mondatok, hogy válasszon a menüből, minden munkatársunk foglalt vagy kapcsoljuk az ügyintézőt. Ezt a rendszert remekül be lehet programozni hosszú hétvégék esetén is.
Automatikus értesítések
Az IVR segítségével lehetősége van automatikus üzenetek beállítására. Mikor is van ennek előnye? Ha pl. cégénél szabadságolások vannak, nyári leállást iktatnak be, valamilyen komoly váltás előtt állnak. A szabadságok, üzemidőn kívüli időszakok is beállíthatók. Ha nem üzemeltet 0-24-es ügyfélszolgálatot, akkor jelezni tudja hangüzeneten keresztül a nyitva tartási időt. Így aztán nem kell az ügyfeleknek azon bosszankodniuk, hogy nem veszi fel senki a telefont. Zárójeles megjegyzés, de valójában kapacitáshiány esetén is egy jó hangfelmodással, ügyféltájékoztatással az ügyfelek elégedettsége javítható.
"Irodánk a mai napon zárva tart. Kellemes pihenést kívánunk a hosszú hétvégére!"
Ezt az egyszerű, de ügyfélelégedettség szempontjából fontos üzenetet csak be kell programozni a telefonközpontba.Fontos, hogy az ügyfelek zárva tartási időben is tájékozódni tudjanak a cégünkről. Az is elég, ha egy kedves hang türelemre kéri őket, esetleg közli, hogy mikor telefonáljanak vissza, netán átkapcsolja egy másik illetékesnek, ha a hívó fél nem elérhető. Minden csak híváslogika beállítás kérdése.
Az MCNtelecom Virtuális Alközpontja lehetőséget ad egy automatizált ügyfélszolgálat felépítéséhez. Nincs olyan ünnepnap, szabadság, ami akár előre beállítva hosszú távra, akár átmenetileg ne lenne kezelhető. Így ügyfeleink mindig elérhetnek minket, ha ezt szeretnénk, és mindig megfelelő automata tájékoztatás kaphatnak, ha erre van szükség. Átgondolt interface, intuitívan értelmezhető navigációs rendszerrel, amely lehetőséget biztosít maximálisan, gyorsan, könnyen és kényelmesen beállítani a telefonalközpontot. Belső előfizetők közti, illetve speciális üdvözlés utáni hívásátirányítás logikájának a beállítását egy pár kattintással meg lehet oldani. Teszteld ingyen itt.
Ez már nem a telefonközpontos Icukák kora,
ideje a KKV-knak is 21. század kommunikációs módszerekre váltani! Rugalmas beállítás, teljes statisztika, hatékony hívásirányítás, hívásrögzítés, online monitoring, tiltó és kedvenc listák, és a felsorolás itt még nem ért véget. Lássuk, miért érdemes a cégeknek virtuális alközpontot használniuk? 10 jó érvünk van rá, és mindez egy infografikán!
